Có nên quản lý khách sạn bằng excel?

Bạn đang có muốn kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn muốn tham khảo về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với tình trạng kinh doanh khách sạn. Bài viết bên dưới Ezibee sẽ nêu rõ vài ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn khả quan nhất cho vận hành kinh doanh của bạn.
Chức năng của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một ứng dụng bảng tính của Microsoft giúp cho hoạt động tính toán trở nên nhanh gọn. Ứng dụng này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong những công việc kinh doanh từ lâu. Lúc này đây, vẫn có những khách sạn vừa và nhỏ cài đặt phần mềm này trong công tác quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra một số nhược điểm, bao gồm nhiều ưu điểm hiện có của nó.
Phần mềm excel hỗ trợ quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình hình phòng đơn giản (thông tin khách, thông tin phòng)
• In hóa đơn riêng cho mỗi dịch vụ, có thể in ngay cho khách

​

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, không quá phức tạp sử dụng:

Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, giúp chúng ta thực hiện những công việc tính toán thông dụng một hình thức không quá phức tạp. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho từng dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết từng mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với một số kỹ năng không quá khó, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải những bài toán, tiện lợi cho công tác làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với những bảng biểu bằng những con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi một số tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng hoàn hảo nhất cho một số mô hình khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Do tính phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo là những chủ kinh doanh đều biết rõ hậu quả của vấn đề này.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ chính xác cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với những báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra nhiều báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Vì thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc lập báo cáo.

• Không hợp lý với khách sạn quy mô lớn

Đối với một số khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp các loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể thỏa được việc quản lý nữa.
Từ một số ưu nhược điểm ở trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là hình thức ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tuy nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, đem đến nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình huống khách sạn muốn đẩy mạnh số lượng phòng và phát triển thêm những loại hình dịch vụ thì cần tính tới việc dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Phần mềm bạn cần: phần mềm quản lý massage