Một số nguyên tắc để đạt được thành công trong việc đàm phán

Đàm phán là một kỹ năng quan trọng trong công việc, giúp bạn thành công và thăng tiến trong sự nghiệp của mình. Vì vậy bạn cần trang bị cho mình kỹ năng đàm phán tốt, không chỉ khi đàm phán với đối tác trong nước mà còn cả với đối tác nước ngoài. Vì vậy, qua các khóa học kỹ năng tiếng Anh thương mại, trong đó có kỹ năng đàm phán, thương thuyết, Apollo English sẽ giúp các học viên nâng cao kỹ năng và trở thành những nhà đàm phán chuyên nghiệp. Apollo English xin chia sẻ với các bạn một số nguyên tắc sau giúp bạn thành công trong mọi cuộc đàm phán.

​

Ấn tượng ban đầu: Bạn nên tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói hay cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu thay vì thể hiện sự đối đầu ngay khi bắt đầu cuộc đàm phán. Trong thời đại này, các cuộ đàm phán thường dựa trên tinh thần “win – win”, đôi bên cùng có lợi, vì vậy cần phải luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng với đối tác. Sau khi gây ấn tượng ban đầu mới nên bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác.

Ngôn ngữ cơ thể: Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin mà bạn định truyền đạt trong cuộc đàm phán phải được thể hiện qua cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể. Bạn nên nhớ rằng trong giao tiếp, đặc biệt là giao tiếp tiếng Anh ít nhất 1/3 thông tin được truyền đạt và tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói.
Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn.
Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng nhanh chóng đạt được.
Kỹ năng lắng nghe: Người đàm phán tốt phải có khả năng lắng nghe và hiểu thông điệp mà đối tác muốn thể hiện. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có những biểu hiện/ trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.



Nghệ thuật giao tiếp và trình bày: Bạn nên, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Chẳng hạn, không nên nói vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng hoặc cùng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng về yếu tố giá cả thì nên chuyển hướng. Ví dụ như hai bên có thể trao đổi sâu hơn về các yếu tố khác như lợi thế cạnh tranh, khả năng sinh lời, giá trị vô hình hay điều khoản thanh toán v..v. Nếu hai bên nhìn thấy những lợi ích khác thì ấn tượng về giá cả sẽ không còn quá gay gắt khi tiếp tục đàm phán.

Nghệ thuật đặt câu hỏi: Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe hai bên có thể phân tích tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tuỳ từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình khó chịu.
Biết giới hạn: Người đàm phán giỏi cần biết mình có thể được phép đi tới giới hạn nào, đâu là điểm mình có thể chấp nhận được, đâu là điểm mình không bao giờ thay đổi. Biết được giới hạn đàm phán, tức là bạn sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng. Ngưiời có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán, không ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi người đàm phán phải biết “đánh đổi”- nếu thuận lợi cho mình ở một điểm thì đổi lại đối tác phải chấp nhận thiệt thòi ở điểm khác. Để đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc ” được ăn cả , ngã về không”.


Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận: Để tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán bị lệch hướng, bạn nên tổng hợp lại những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là bạn đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt nội dung đã đàm phán sẽ giúp bạn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.

Với những chia sẻ trên Apollo English hi vọng bạn sẽ có cho mình thêm một vài kinh nghiệm để có thể đàm phán thành công với đối tác.


Chúc các bạn thành công !

Các lớp học tiếng anh tại Apollo :

Tiếng anh giao tiếp quốc tế : http://apollo360.edu.vn/tieng-anh-doanh-nghiep/tieng-anh-giao-tiep-quoc-te/

Tiếng anh thương mại : http://apollo360.edu.vn/tieng-anh-doanh-nghiep/tieng-anh-thuong-mai/